NL | FR | EN | DE
Contact | Nieuws | Nieuwsbrief | Geavanceerd zoeken     .be
Naar Startpagina
Zoeken

Personeelsregister

Vanaf 1 januari 2003, moet het personeelsregister niet meer worden bijgehouden door werkgevers die onder het toepassingsgebied van DIMONA (onmiddellijke aangifte van tewerkstelling in de sociale zekerheid) vallen en die aldus hun gegevens over de in- en uitdiensttreding van personeel elektronisch moeten doorgeven.

De werkgever moet evenwel een algemeen personeelsregister blijven bijhouden wanneer hij werknemers in dienst heeft die niet bedoeld worden door DIMONA.
Werkgevers die werknemers (die al dan niet onder het toepassingsgebied van DIMONA vallen) gelijktijdig  op verschillende plaatsen tewerkstellen, dienen evenwel een speciaal personeelsregister bij te houden op deze plaatsen van tewerkstelling met uitzondering van de plaats waar eventueel het algemeen personeelsregister wordt bijgehouden. Dit laat toe te beschikken op verschillende plaatsen waar de werkgever werknemers tewerkstelt, over de inlichtingen die vereist zijn om te kunnen nagaan of de onmiddellijke aangifte goed werd verricht voor de op de betrokken plaatsen tewerkgestelde werknemers.

Basisprincipe : de eenheid van register 

Er is slechts één enkel register voor alle werknemers van de onderneming. Het personeelsregister is een document samengesteld uit ingebonden en genummerde bladzijden.

Eén blad is toegestaan wanneer de werkgever ten hoogste vier werknemers tewerkstelt. Het register mag zonodig uit meerdere delen bestaan. In dat geval loopt de nummering van de bladzijden en van de werknemers door van het ene deel naar het volgende (zie punt 2).

De werkgever mag op elk ogenblik het personeelsregister door een ander vervangen, op voorwaarde dat:

  • de vermeldingen betreffende de werknemers die op het ogenblik nog in dienst zijn moeten overgeschreven worden;
  • het in het nieuwe register toegewezen nummer wordt gevolgd door het nummer uit het register dat werd vervangen;
  • het oude register moet worden bewaard om later controles mogelijk te maken.
 

Toekenning van een nummer aan elke werknemer

Elke werknemer krijgt in het register een nummer toegewezen:

  • volgens een doorlopende nummering; 
  • volgens de chronologische volgorde van zijn tewerkstelling. Het is bijgevolg niet toegelaten dat in een personeelsregister nummers ontbreken of dat twee werknemers met hetzelfde nummer worden ingeschreven.

Verplichte vermeldingen

Het register moet met name vermelden:

  • de identiteit van de werkgever of van de onderneming: naam,voornaam of maatschappelijke zetel en adres ( = woonplaats of sociale zetel) en desgevallend de benaming waaronder de werkgever zich tot het publiek richt;
  • de identiteit van de werknemer.

De vermeldingen aangaande een werknemer moeten uiterlijk aangebracht worden op het ogenblik van de tewerkstelling van deze werknemer, behalve voor wat de datum van beëindiging van de overeenkomst betreft; deze moet binnen de zeven kalenderdagen volgend op deze gebeurtenis vermeld worden. De inschrijving van de gegevens met betrekking tot de werkgever dient voor elke andere vermelding te gebeuren.

Plaats waar het personeelsregister moet worden bijgehouden

Onder het bijhouden van een sociaal document dient men te verstaan: de inschrijving van de vermeldingen op het bedoelde document en het bijhouden ervan buiten de periode van bewaring.
Om de plaats te kennen waar het register moet worden bijgehouden, moet een onderscheid worden gemaakt tussen de werkgever die zijn werknemers tewerkstelt op één enkele werkplaats en de werkgever die ze tewerkstelt op verschillende werkplaatsen. 

Tewerkstelling op één enkele werkplaats

In dat geval moet het personeelsregister op deze werkplaats worden bijgehouden.

Afwijkingen:

Wanneer de betrokken werkgever zijn werknemers gewoonlijk minder dan 5 achtereenvolgende arbeidsdagen op éénzelfde plaats tewerkstelt ( = één enkele plaats van het werk tezelfdertijd) of wanneer hij zijn werknemers die niet onder DIMONA vallen tewerkstelt aan bouwwerken, mag het register worden bijgehouden:

  • hetzij op de werkplaats (in dit geval zal de ploeg met werknemers op verplaatsing in het bezit zijn van het personeelsregister);
  • hetzij op het adres waaronder de werkgever is ingeschreven bij de RSZ;
  • hetzij op de woonplaats of de sociale zetel van de werkgever in Belgie, of bij ontstentenis bij een natuurlijk persoon die in Belgie een gedomicilieerd lasthebber is.

Wanneer het register wordt bijgehouden op het adres waaronder de werkgever is ingeschreven bij de RSZ of op de woonplaats of de sociale zetel van de werkgever in Belgie, of bij een natuurlijk persoon die in Belgie een gedomicilieerd lasthebber is, moeten daarenboven de volgende voorwaarden nageleefd worden:

  • voorafgaandelijk per aangetekend schrijven het Toezicht op de Sociale Wetten  verwittigen: het aangetekend schrijven moet gericht worden aan de inspecteur-districtshoofd van het district waar het register zal worden bijgehouden;

Verschillende plaatsen van tewerkstelling

  • In principe wordt het personeelsregister bijgehouden op het adres waar de werkgever ingeschreven is bij de RSZ. Het betreft een centraal register, dat alle verplichte vermeldingen bevat.

    Afwijkingen: Het personeelsregister mag worden bijgehouden:
     
    • op één van de plaatsen van het werk;
    • in de woonplaats van de werkgever of op zijn maatschappelijke zetel indien zij in België gevestigd zijn. Bij gebreke hiervan, in de woonplaats van een natuurlijk persoon die het register bijhoudt als lasthebber of aangestelde van de werkgever.

    In beide gevallen moet het Toezicht op de Sociale Wetten vooraf verwittigd worden via aangetekende brief.

De werkgever houdt bovendien een speciaal personeelsregister bij (hetzij een papieren versie hetzij een versie op elektronische drager) op elk van de plaatsen waar hij werknemers tewerkstelt, behalve op de plaats waar hij het algemeen personeelsregister bijhoudt.

Het speciaal personeelsregister omvat enkel sommige vermeldingen betreffende de werkgever en de op elke plaats tewerkgestelde werknemers. Deze vermeldingen zijn:
 
  • wat de werkgever betreft: 
    • zijn inschrijvingsnummer bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid [ of bij ontstentenis het INSZ nummer (= inschrijvingsnummer van de sociale zekerheid) indien het om een fysieke persoon gaat ] en zijn maatschappelijke naam, juridische vorm en sociale zetel indien het om een rechtspersoon gaat;
    • adres van de plaats van het werk;  
  • wat de werknemer betreft: 
    • zijn INSZ nummer(inschrijvingsnummer van de sociale zekerheid);
    • de aanvangsdatum van de tewerkstelling;
    •  de datum van de beëindiging van de overeenkomst.

De vermeldingen betreffende de werkgever moeten onmiddellijk worden aangebracht. De vermeldingen betreffende iedere werknemer moeten uiterlijk bij de aanvang van de tewerkstelling worden aangebracht (de uitdiensttredingsdatum moet binnen de zeven kalenderdagen worden ingevuld, volgend op de datum waarop de overeenkomst een einde nam).

Afwijkingen:

Moeten geen speciaal personeelsregister bijhouden:

  • de werkgevers die erkend zijn als uitzendkantoor;
  • de werkgevers die werknemers gewoonlijk minder dan vijf achtereenvolgende arbeidsdagen op éénzelfde plaats tewerkstellen (bv. handelsvertegenwoordigers, chauffeurs…);
  • de werkgevers die werknemers aan bouwwerken tewerkstellen;
  • de werkgevers die een aanwezigheidsregister moeten bijhouden.

Modaliteiten van het bijhouden van het personeelsregister

De algemene personeelsregisters en speciale personeelsregisters moeten op een gemakkelijk toegankelijke plaats worden bijgehouden, zodanig dat alle controlebeambten en -ambtenaren er te allen tijde kennis kunnen van nemen. De controle mag op geen enkel moment bemoeilijkt worden, zelfs niet bij afwezigheid van de werkgever. Zelfs wanneer het speciaal personeelsregister op elektronische drager wordt bijgehouden, moet het te allen tijde bij controle raadpleegbaar zijn.

Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Gebruiksvoorwaarden - Privacy - Sitemap

AnySurfer, Belgisch kwaliteitslabel voor toegankelijke websites