NL | FR | EN | DE
Contact | Nieuws | Nieuwsbrief | Geavanceerd zoeken     .be
Naar Startpagina
Zoeken

Individuele rekening

Voorafgaande opmerking

De individuele rekening toont uitbetalingsperiode na uitbetalingsperiode, nagenoeg de prestaties die door een werknemer bij een werkgever in de loop van een jaar werden verricht, alsook de daarop betrekking hebbende bezoldiging. De individuele rekening kan opgesteld worden door de werkgever zelf of hij kan dit toevertrouwen aan een erkend sociaal secretariaat.

Het gaat dus om een document dat van groot belang is voor de werknemer. Het dient evenwel te worden onderscheiden van de loonafrekening, die aan de werknemer moet worden overhandigd bij iedere definitieve betaling, en dit krachtens de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers; in dat geval gaat het om een soort uittreksel van de individuele rekening.

De ondernemingen doen meer en meer een beroep op de informatica voor de berekening van hun lonen, en stellen aldus beide voormelde documenten gelijktijdig op. Sommige ondernemingen stellen trouwens nog maar één document op, in tweevoud, dat zowel de loonafrekening als de gedeeltelijke individuele rekening vervangt. Dat systeem is geldig vermits geen enkele wetsbepaling verbiedt de individuele rekening op te maken in verschillende delen. In dat geval is het onontbeerlijk dat al de vermeldingen die moeten voorkomen op de individuele rekening, worden overgenomen op de loonafrekening die haar vervangt. In de reglementering wordt trouwens bepaald dat sommige gegevens betreffende de betaalde sommen niet moeten worden vermeld op de individuele rekening indien zij reeds voorkomen op de betaalfiche en indien een kopie van die betaalfiche wordt bewaard door de werkgever.

Inhoud

De individuele rekening moet verschillende inlichtingen bevatten m.b.t. :

  • de identificatie van de werkgever;
  • de identificatie van de werknemer; 
  • de constitutieve elementen van het loon:
    • per uitbetalingsperiode:
      • de arbeidsdagen en -uren;
      • de dagen van arbeidsonderbreking en de reden van de onderbreking;
      • de loonbedragen;
      • het brutobedrag van de verschillende loonbestanddelen;
      • de bedragen die in aanmerking worden genomen voor de inhoudingen;
      • de verschillende sociale en fiscale inhoudingen;
      • het bedrag in specie dat moet worden betaald aan de werknemer;
      • de redenen en de bedragen van iedere andere uitbetaling door de werkgever aan de werknemer (bv. vergoedingen voor vervoerkosten).
    • per kwartaal:
      • het aantal dagen waarop werkelijk arbeid verricht werd;
      • de dagen van arbeidsonderbreking;
      • het totaal van al de lonen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten worden ingehouden;
      • het bedrag van de werknemersbijdragen voor sociale zekerheid.
    • per jaar:
      • het totaal van de bedragen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid berekend moeten worden;
      • het bedrag van de werknemersbijdragen voor sociale zekerheid;
      • het belastbare bedrag van het loon en van de andere sommen;
      • het bedrag van de bedrijfsvoorheffing.

De betekenis van eventueel door de werkgever of door zijn sociaal secretariaat gebruikte afkortingen of codes moet op de individuele rekening aangebracht worden.

De werkgevers van de uitzendbureaus worden voor het personeel dat ze tewerkstellen in de hoedanigheid van uitzendkracht, vrijgesteld van de verplichting tot het vermelden van verschillende vermeldingen betreffende de werknemer.

Moment van inschrijving van de verschillende gegevens op de individuele rekening

De gegevens met betrekking tot de werkgever moeten vóór het gebruik van de individuele rekening erop vermeld worden (behalve de datum van uitdiensttreding van de werknemer die binnen de 7 dagen na de beëindiging van de overeenkomst moet vermeld worden).

De constitutieve elementen van het loon per betalingsperiode moeten uiterlijk op het ogenblik waarop het loon eisbaar wordt, worden vermeld. De andere betalingen die door de werkgever gedaan worden (bv. terugbetaling van vervoersonkosten) moeten ten laatste de 10de dag van de maand volgend op die waarop de betaalde sommen betrekking hebben, vermeld worden.

De loongegevens per kwartaal moeten uiterlijk worden aangebracht op de laatste dag waarop de werkgever zijn aangifte moet doen aan de RSZ. Tot slot moeten de loongegevens op jaarbasis uiterlijk vermeld worden op de laatste dag waarop de werkgever aan de RSZ zijn aangifte moet doen die betrekking heeft op het vierde kwartaal.

Afwijkingen

Een aantal vermeldingen dient door de werkgever niet te worden aangebracht op de individuele rekening, indien deze reeds op bepaalde documenten voorkomen die de bijlage uitmaken van de individuele rekening.

De werkgever mag gedeeltelijk of volledig afwijken van de verplichting om per betalingsperiode de aan de werknemer betaalde of verschuldigde bedragen te vermelden.

Zo kunnen door de werkgever worden weggelaten :

  • al de gegevens, indien zij vermeld worden in de afrekening die dient opgemaakt in toepassing van de wet betreffende de bescherming van het loon; 
  • de opgave van het aantal arbeidsuren per dag op voorwaarde dat hij andere documenten bijhoudt (bv. controlekaarten) die samengevoegd per uitbetalingsperiode alle gegevens vermelden die nodig zijn voor de berekening van de verhoging van het loon (= loontoeslagen); 
  •  de opgave van het aantal effectieve arbeidsdagen, het aantal niet gepresteerde gewone activiteitsdagen en de redenen van de inactiviteit, het aantal arbeidsuren per dag op voorwaarde dat hij, per werknemer, een tabel bijhoudt waarin hij elke dag het aantal arbeidsuren vermeldt of de reden van de afwezigheid van de werknemer; 
  • de opgave van de bestanddelen van de bezoldiging van de werknemers die worden betaald met commissielonen, aandelen in de winst, per stuk of per prestatie, op voorwaarde dat hij een document bijhoudt waarin alle gegevens voorkomen die voor de berekening van die prestaties nodig zijn en op voorwaarde dat voor een handelsvertegenwoordiger deze gegevens overeenstemmen met de maandstaten en documenten betreffende de verschuldigde commissielonen.


De documenten in bijlage dienen samen met de individuele rekening te worden bijgehouden. Zij moeten ter beschikking worden gehouden van de inspectiediensten.

Plaats waar de individuele rekening moet worden bijgehouden

In tegenstelling tot wat bepaald is voor het bijhouden van het personeelsregister, kan de werkgever hier de plaats waar zijn individuele rekeningen worden bijgehouden kiezen tussen de volgende vier plaatsen:

  • op het adres waaronder hij in Belgie ingeschreven is bij de RSZ;
  • op één van de werkplaatsen;
  • in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn; 
  • op de zetel van het sociaal secretariaat waarbij de werkgever is aangesloten.

Het bijhouden op de laatste drie plaatsen is enkel mogelijk mits voorafgaandelijke verwittiging van het districtshoofd van het Toezicht op de Sociale Wetten van het district waar de individuele rekeningen zullen worden bijgehouden.

Afgifte van een kopie van de individuele rekening aan de werknemer

De werkgever moet aan de werknemer een kopie van de individuele rekening overhandigen:

  • binnen de twee maanden na de aanvang van zijn tewerkstelling, met vermelding van de identificatieëlementen van de werkgever en van de werknemer; 
  •  bij wijziging van de door de werknemer uitgeoefende functie en of van zijn werkplaats , deze wijzigingen moeten binnen de maand na wijziging schriftelijk aan de werknemer kenbaar worden gemaakt.

Bovendien moet een volledige kopie van de individuele rekening aan de werknemer worden overhandigd:

  • tijdens de duur van de overeenkomst : vóór 1 maart van het volgende jaar; 
  • op het einde van de overeenkomst in de loop van een jaar: binnen twee maanden na het einde van het kwartaal waarin de overeenkomst is beëindigd; 
  • na de beëindiging van de overeenkomst: indien enige betaling wordt uitgevoerd (bv. betaling aanvullende verbrekingsvergoeding), dan moet een afschrift van de rekening betreffende die betaling binnen de twee daaropvolgende maanden worden bezorgd.

Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Gebruiksvoorwaarden - Privacy - Sitemap

AnySurfer, Belgisch kwaliteitslabel voor toegankelijke websites