NL | FR | EN | DE
Contact | Nieuws | Nieuwsbrief | Geavanceerd zoeken     .be
Naar Startpagina
Zoeken

Elektronische arbeidsovereenkomsten en documenten

Onder welbepaalde voorwaarden hebben de partijen de mogelijkheid om de arbeidsovereenkomst elektronisch af te sluiten en een aantal documenten elektronisch te versturen en bewaren. 

De toegang van de werknemer tot de bewaarde documenten moet wel ten allen tijde gewaarborgd zijn en de werkgever zal deze elektronische documenten en arbeidsovereenkomsten ook onmiddellijk moeten kunnen voorleggen aan de bevoegde inspectiediensten die erom verzoeken.

Elektronische arbeidsovereenkomst 

De werkgever en werknemer die een arbeidsovereenkomst aangaan, kunnen niet alleen een papieren overeenkomst opstellen. Ze hebben ook de mogelijkheid om de arbeidsovereenkomst elektronisch af te sluiten. 

Een arbeidsovereenkomst ondertekend met behulp van de elektronische handtekening die wordt gecreëerd door de elektronische identiteitskaart wordt immers gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst ondertekend door middel van een handgeschreven handtekening. 

Andere systemen voor het gebruik van elektronische handtekening met dezelfde veiligheidswaarborgen als de elektronische handtekening die door een e-ID wordt gecreëerd, zullen ook kunnen worden gebruikt . Daartoe moet eerst nog bij koninklijk besluit worden vastgelegd aan welke veiligheidswaarborgen deze alternatieve systemen dienen te voldoen. 

Alle soorten arbeidsovereenkomsten (zowel de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, voor een bepaalde tijd of een duidelijk omschreven werk, of voor deeltijdarbeid, als de arbeidsovereenkomst voor betaalde sportbeoefenaars, voor uitzendarbeid, …) kunnen in beginsel elektronisch worden afgesloten met behulp van de elektronische handtekening gecreëerd door de elektronische identiteitskaart. 

De partijen moeten het er wel over eens zijn. De werkgever, noch de werknemer kunnen immers verplicht worden om een arbeidsovereenkomst op elektronische wijze aan te gaan. 

Kiest men voor een elektronische arbeidsovereenkomst, dan moet een exemplaar van de elektronisch aangegane arbeidsovereenkomst worden bewaard bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst.

Elektronisch versturen en opslaan van bepaalde documenten  

In het kader van de arbeidsrelatie kunnen de volgende documenten elektronisch worden verstuurd en opgeslagen: 

  • de individuele rekening
  • de staat van de prestaties van de werknemer zoals bepaald in artikel 9quater van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers;
  • de loonafrekening
  • het schriftelijk document dat moet worden overhandigd aan een werknemer die langer dan één maand in het buitenland dient te werken; 
  • het getuigschrift dat de werkgever bij het einde van de arbeidsovereenkomst moet overhandigen aan de werknemer en waarop de begin- en de einddatum en de aard van de verrichte arbeid wordt vermeld. 

Het gaat om een limitatieve lijst van documenten, die bij koninklijk besluit kan worden uitgebreid. Een collectieve arbeidsovereenkomst kan ook het elektronisch versturen en opslaan van andere bij collectieve arbeidsovereenkomst ingevoerde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer mogelijk maken. 

De werkgever en werknemer moeten in onderling akkoord bepalen welke van deze documenten elektronisch kunnen worden verstuurd en opgeslagen. Dit akkoord kan schriftelijk of elektronisch worden gesloten en geldt minstens voor het lopende kalenderjaar. 

Alle elektronische verstuurde documenten moeten, net zoals de elektronische arbeidsovereenkomst, worden opgeslagen bij een elektronische archiveringsdienst.

Wettelijke referenties 

  • Artikel 3bis en 3ter van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;
  • Wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen.

Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Gebruiksvoorwaarden - Privacy - Sitemap

AnySurfer, Belgisch kwaliteitslabel voor toegankelijke websites