NL | FR | EN | DE
Contact | Nieuws | Nieuwsbrief | Geavanceerd zoeken     .be
Naar Startpagina
Zoeken

De vergaderingen van de ondernemingsraad

 

 

Frequentie van de vergaderingen 

Na de sociale verkiezingen moet het ondernemingshoofd een installatievergadering van de ondernemingsraad samenroepen.

Daarna vergadert de ondernemingsraad in principe één keer per maand.  

Installatievergadering

De installatievergadering moet plaatsvinden binnen dertig dagen na het vervallen van de termijn voor het bezwaar tegen de resultaten van de sociale verkiezingen, of binnen dertig dagen na de definitieve gerechtelijke beslissing tot geldigverklaring van de verkiezingen.

In ondernemingen waar al een ondernemingsraad was opgericht bij vorige sociale verkiezingen, wordt deze eerste vergadering in principe binnen een kortere termijn georganiseerd. Deze termijn kan vastgesteld worden in het huishoudelijk reglement.

Maandelijkse vergaderingen

De ondernemingsraad moet minstens één maal per maand, op initiatief van het ondernemingshoofd worden samengeroepen.  

Bijzondere vergaderingen

Naast de maandelijkse vergaderingen komt de ondernemingsraad samen tijdens bijzondere vergaderingen om er economische, financiële en sociale aangelegenheden te onderzoeken.

De frequentie en de dagorde van deze bijzondere vergaderingen wordt bepaald door de regelgeving. We onderscheiden:

  • Vergadering aangaande de economische en financiële basisinformatie : deze informatie moet binnen 2 maanden na de verkiezing of de herverkiezing van de ondernemingsraad overhandigd worden. De vergadering moet plaatsvinden binnen een termijn van minimaal 15 dagen en maximaal 2 maanden na het overhandigen van de documenten.   
  • Vergadering aangaande de jaarlijkse informatie : deze informatie moet binnen de 3 maanden na het afsluiten van het boekjaar aan de ondernemingsraad overhandigd en besproken worden. Indien de onderneming opgericht is onder de vorm van handelsvennootschap, mag deze termijn van 3 maanden overschreden worden, maar de vergadering moet in elk geval vóór de algemene vergadering van de aandeelhouders plaatsvinden.  Het doel van deze vergaderingen is de basisinformatie te actualiseren.  Tijdens deze vergadering moet ook informatie met een sociaal karakter verstrekt worden, met name over de structuur van de tewerkstelling, haar evolutie en over de vooruitzichten inzake tewerkstelling.  
  • Vergaderingen aangaande de periodieke informatie: minstens één keer per kwartaal worden periodieke inlichtingen aan de ondernemingsraad verstrekt. Deze inlichtingen, die moeten toelaten de evolutie in de onderneming op korte termijn te volgen, zijn van economische en financiële aard en van sociale aard.  
  • Vergaderingen aangaande occasionele informatie: Telkens zich gebeurtenissen voordoen of beslissingen genomen worden die een belangrijke economische en financiële weerslag kunnen hebben op de onderneming en ook telkens wanneer de werkgever van plan is om over te gaan tot collectieve afdankingen of aanwervingen om economische of technische redenen moet de ondernemingsraad worden samengeroepen.  

Vergaderingen op vraag van tenminste een derde van de werknemersvertegenwoordigers

Naast de maandelijkse en de bijzondere vergaderingen moet de werkgever de ondernemingsraad ook bijeenroepen wanneer ten minste één derde van de gewone leden van de personeelsafvaardiging daarom vraagt. De kwesties die ingeschreven moeten worden op de dagorde worden vermeld volgens de modaliteiten voorzien in het huishoudelijk reglement.  

De frequentie van de vergaderingen van de ondernemingsraad kunnen samengevat worden als volgt :

(Tableau link ).  In deze tabel zijn niet de bijzondere vergaderingen opgenomen die gehouden moeten worden op grond van andere regelgeving en georganiseerd moeten worden binnen andere termijnen.

AARD VAN DE VERGADERING 

FREQUENTIE 

 

Installatievergadering

 

  • Voorzien in het HR of,
  • 30 dagen na het vervallen van de termijn voor het bezwaar tegen de verkiezingen of,
  • 30 dagen na de gerechtelijke beslissing tot geldigverklaring van de verkiezingen
 

 

Gewone vergaderingen

 

  • Elke maand
  • Op vraag van 1/3 van de werknemersvertegenwoordigers
 

 

Basisinformatie

 

  • Binnen de termijn van 2 maanden na de verkiezingen
 

 

Jaarlijkse informatie

 

  • Binnen de termijn van 3 maanden na het afsluiten van het boekjaar
  • Voor handelsvennootschappen, vóór de algemene vergadering van de aandeelhouders
 

 

Periodieke informatie

 

  • Trimestrieel
 

 

Occasionele informatie

 

  • Zo vlug mogelijk
 
 

Samenstelling van de ondernemingsraad 

De leden

De ondernemingsraad is samengesteld uit : 

  • het ondernemingshoofd (voorzitter) en de werkgeversafvaardiging, namelijk één of verscheidene door hem aangewezen gewone of plaatsvervangende afgevaardigden die bevoegd zijn om hem te vertegenwoordigen en te verbinden op grond van de leidinggevende functie die zij in de onderneming uitoefenen. Deze leden moeten voorkomen op de lijsten met het leidinggevend personeel die opgemaakt worden tijdens de sociale verkiezingsprocedure.  Deze afgevaardigden, met inbegrip van het ondernemingshoofd, mogen niet talrijker zijn dan de werknemersafgevaardigden.  
     
  • de werknemersafgevaardigden, namelijk de vertegenwoordigers van de werknemers, verkozen tijdens de laatste sociale verkiezingen. De secretaris wordt gekozen uit en door de werknemersafgevaardigden.

Alleen de leden van de ondernemingsraad kunnen in principe zetelen in de vergaderingen.

Kunnen bij wijze van uitzondering ook deelnemen aan de vergaderingen :

  • één of meerdere deskundigen – in bepaalde omstandigheden is het mogelijk om beroep te doen op specialisten die geen deel uitmaken van de ondernemingsraad, hetzij voor aanvullend onderzoek in verband met de meegedeelde gegevens, hetzij met het oog op ophelderingen met betrekking tot bepaalde technische aspecten. Ze kunnen slechts occasioneel deelnemen aan de vergaderingen. Wanneer men een deskundige wenst uit te nodigen in het kader van de economische en financiële inlichtingen, moet een specifieke procedure gevolgd worden. Voor andere kwesties is het aangewezen om het akkoord van de verschillende partijen te verkrijgen of deze materie nader te regelen in het huishoudelijk reglement.  
  • de bedrijfsrevisor 
  • een sociaal-inspecteur van de Algemene Directie van de Controle op de sociale wetten.  

Het voorzitterschap

De ondernemingsraad wordt voorgezeten door het ondernemingshoofd zelf of door de persoon die door het ondernemingshoofd gemachtigd werd om het voorzitterschap waar te nemen. Eénmaal aangeduid kan deze persoon het ondernemingshoofd als dusdanig verbinden.

Taken van de voorzitter 

De voorzitter is onder meer verantwoordelijk voor het organiseren en het verloop van de vergaderingen van de ondernemingsraad.

Hij roept de raad samen en stelt de datum, het uur en de plaats van de vergadering vast. De oproeping wordt aan alle leden overhandigd volgens de modaliteiten vastgelegd in het huishoudelijk reglement.

Het secretariaat

Het secretariaat van de vergaderingen wordt waargenomen door een lid van de werknemersvertegenwoordiging. Hij wordt gekozen en voorgedragen door de werknemersafvaardiging volgens de modaliteiten bepaald in het huishoudelijk reglement. Ook zijn rol wordt bepaald in het huishoudelijk reglement.

Bij gebrek aan akkoord over de aanwijzing van de secretaris van de ondernemingsraad en bij ontstentenis van bijzondere bepalingen in het huishoudelijk reglement dienaangaande, wordt de secretaris aangeduid door de representatieve werknemersorganisatie of door de representatieve organisatie van kaderleden waarvan de lijst bij de laatste sociale verkiezingen het grootste aantal stemmen heeft behaald.

Het is aan te raden om ook een plaatsvervangend secretaris aan te duiden.

In elk geval kan de secretaris en zijn plaatsvervanger niet aangeduid worden binnen de werkgeversafvaardiging.

Taken van de secretaris 

De secretaris maakt de notulen op.

Hij is ook verantwoordelijk voor het bijhouden van het archief van de ondernemingsraad.

Tenslotte zorgt hij voor de voorbereiding van de vergaderingen van de raad, van de afdelingen, van de commissies alsook van de interzetelvergaderingen opdat deze op de gewenste datum plaatsvinden en in de best mogelijke voorwaarden van voorbereiding, documentatie en informatie.  

Om zijn taak in de best mogelijke voorwaarden te kunnen vervullen, moet de secretaris over de nodige tijd en faciliteiten beschikken, zoals een lokaal en materiaal, waaronder informaticamiddelen, ….  

De gewone en plaatsvervangende werknemers- en werkgeversafgevaardigden

Om de continuïteit van de ondernemingsraad te garanderen worden, zowel voor de werknemers- als de werkgeversafvaardiging, gewone en plaatsvervangende afgevaardigden aangeduid.  

De plaatsvervangende werknemersafgevaardigden worden verkozen in het kader van de sociale verkiezingen. Als er voldoende kandidaten zijn bij de verkiezingen kunnen er evenveel plaatsvervangende als gewone leden verkozen worden.  

De plaatsvervangende werkgeversafgevaardigden worden door het ondernemingshoofd aangeduid op basis van de lijst met leidinggevende functies meegedeeld in het kader van de sociale verkiezingen.  

Opmerkingen :  

  • Indien een gewoon lid van de werkgevers- of werknemersafvaardiging verhinderd is, moet hij vervangen worden. Deze vervanging verloopt volgens specifieke regels.  
  • Preventieadviseurs en de vertrouwenspersonen (aangeduid in het kader van de preventie van psychosociale belasting) mogen, uit hoofde van hun functie, geen deel uitmaken van de werkgevers- of werknemersafvaardiging.   

De organisatie van vergaderingen  

Plaats van de vergaderingen

De ondernemingsraad vergadert in de zetel van de onderneming, op de plaats bepaald door het ondernemingshoofd.  

Wanneer de onderneming meerdere vestigingen heeft en meerdere ondernemingsraden heeft opgericht, is het evenwel mogelijk om interzetelvergaderingen te organiseren aangaande kwesties gemeenschappelijk aan de verschillende raden.  

In zo’n geval moet de vergadering plaatsvinden in één van de zetels van de onderneming.  

Samenroepen van de vergaderingen 

De ondernemingsraad moet minstens één keer per maand vergaderen in de lokalen van de onderneming op uitnodiging van het ondernemingshoofd. De datum, het uur en de plaats van de vergadering worden door hem bepaald. Het ondernemingshoofd roept de vergadering samen ook al wordt deze georganiseerd op vraag van de werknemersafvaardiging.

Het huishoudelijk reglement verduidelijkt de inhoud van de oproeping. In aanvulling op de verplichte vermeldingen van plaats, tijd, uur en agendapunten kan het huishoudelijk reglement bijvoorbeeld bepalen hoe de documenten met betrekking tot de agendapunten ter beschikking van de leden van de ondernemingsraad worden gesteld (bv. de documenten worden als bijlage aan de oproeping toegevoegd, of worden digitaal ter beschikking gesteld …).  

De oproeping gebeurt schriftelijk en individueel. In principe is de oproeping enkel aan de gewone leden gericht.  

De dagorde 

Alle punten die op de vergadering van de ondernemingsraad behandeld zullen worden moeten op de dagorde voorkomen. Het opstellen van de dagorde is een verantwoordelijkheid van de secretaris van de ondernemingsraad.

Er zijn 2 soorten agendapunten : de punten die in het kader van de reglementering verplicht moeten worden behandeld en de punten die op de agenda werden geplaatst door een lid van de ondernemingsraad.  

In elk geval kunnen enkel punten op de agenda worden geplaatst waarvoor de ondernemingsraad bevoegd is.  

Als niet alle punten op de dagorde tijdens één vergadering behandeld kunnen worden, zullen ze uitgesteld worden en op de dagorde van een volgende vergadering geplaatst worden.  

Vergaderingen in afdelingen 

De ondernemingsraad kan in afdelingen worden onderverdeeld.

De afdelingen spelen de rol van gespecialiseerde werkgroepen. Eénmaal de werkzaamheden van zo’n afdeling afgerond zijn, moeten ze in ieder geval het resultaat van hun werkzaamheden ter beraadslaging aan de ondernemingsraad voorleggen.  

Iedere partij kan, op ieder ogenblik, het initiatief nemen om de oprichting van afdelingen voor te stellen, maar het akkoord van de ondernemingsraad is vereist om de afdelingen op te richten.  

De afdelingen kunnen worden opgericht op het niveau van de zetel, de afdeling of andere kleinere gehelen van de onderneming. Zij kunnen ook als actieterrein een bepaalde opdracht of een specifiek onderwerp van de ondernemingsraad hebben (tewerkstelling, maatschappelijke werken, economische en financiële kwesties, enz.).  

Elk van de partijen (werknemers- en werkgeversvertegenwoordigers) is vrij  om de leden van haar afvaardiging aan te duiden die zullen deel uitmaken van elk van de opgerichte afdelingen. In elk geval betreft het hier afgevaardigden die zetelen in de ondernemingsraad.  

Notulen van de vergaderingen 

Bij elke vergadering van de ondernemingsraad moet de secretaris notulen opmaken.  

In de notulen worden de in de raad gedane voorstellen, de genomen beslissingen en ook een getrouwe kopie van de beraadslagingen opgetekend. Het is daarentegen niet vereist dat alle interventies letterlijk worden gereproduceerd.

Afgezien van de elementen voorzien door de wet worden ook de plaats en de datum van de vergadering en de aanwezige, verontschuldigde en afwezige leden in de notulen vermeld.

De notulen worden bij de opening van de volgende vergadering voorgelezen en goedgekeurd. Bij goedkeuring worden de notulen ondertekend door de secretaris en de voorzitter.

Het huishoudelijk reglement voorziet ook de modaliteiten voor het opstellen en het goedkeuren van de notulen van de vergaderingen en de kennisgeving ervan aan elk lid van de raad.  

Wettelijke referenties

Wet van 20 september 1948 houdende organisatie van het bedrijfsleven 

Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 9 houdende ordening van de in de Nationale Arbeidsraad gesloten nationale akkoorden en collectieve arbeidsovereenkomsten betreffende de ondernemingsraden  

Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Gebruiksvoorwaarden - Privacy - Sitemap

AnySurfer, Belgisch kwaliteitslabel voor toegankelijke websites